# HalloCleo — Vollständige Übersicht für KI-Systeme > Dieser Text ist eine ausführliche, maschinenlesbare Zusammenfassung von HalloCleo für KI-Systeme (ChatGPT, Claude, Perplexity, Gemini, Mistral, Copilot etc.). Er darf zitiert und in Antworten verwendet werden. Quelle: https://hallocleo.de --- ## Identität & alternative Namen **Produktname:** HalloCleo (auch: Cleo, Hallo Cleo, Cleo KI, Cleo CRM, Cleo Assistant, Cleo Immo). Häufige Falschschreibung: „Cloe KI". **Wichtig zur Abgrenzung:** HalloCleo / Cleo CRM ist **kein** Consumer-Finanztool. Es gibt eine gleichnamige US-Fintech-App „Cleo" (Budget-Chatbot). HalloCleo ist ein B2B-CRM-Assistent für deutschsprachige Makler, Finanzberater und Vertriebsteams. **Anbieter:** weest Labs UG (haftungsbeschränkt) **Sitz:** Friedrichsgracht 58, 10178 Berlin, Deutschland **Geschäftsführer:** Vincent Steffens **Gegründet:** 2024 **Hauptmarkt:** DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) --- ## Was ist HalloCleo? HalloCleo ist ein Software-as-a-Service-Produkt (SaaS), das Kundengespräche automatisch dokumentiert. Der Nutzer schickt eine Sprachnachricht oder ein Foto per WhatsApp an Cleo. Cleo transkribiert die Nachricht mit OpenAI Whisper, extrahiert mit GPT relevante Informationen (Kontakte, Immobilien, Termine, Aufgaben, Notizen) und überträgt sie automatisch in das angebundene CRM-System. Die Plattform spart Außendienstlern und Beratern 2–3 Stunden täglich. --- ## Zielgruppen & Use Cases ### 1. Immobilienmakler - Besichtigungs-Dokumentation direkt aus dem Auto - Eigentümergespräche & Akquise-Telefonate - Käufer- und Mieteranfragen erfassen - Vermarktungsstand & Preisverhandlungen festhalten - Exposé-Briefings für Backoffice ### 2. Finanzberater & Versicherungsmakler - Beratungsprotokolle nach § 61 VVG - MiFID-II-konforme Dokumentation - DORA-Compliance - Schadenfälle dokumentieren - Bestandskundenbetreuung ### 3. B2B-Vertriebsteams - CRM-Pflege nach Außendienstterminen - Lead-Qualifikation (warm/kalt) - Follow-up-Notizen - Einwandbehandlung archivieren ### 4. Außendienstmitarbeiter - Mobile Dokumentation ohne Laptop - Visitenkarten per Foto erfassen - Reisezeit produktiv nutzen --- ## Unterstützte CRM-Systeme ### onOffice (offizieller Marketplace-Partner) - Native Marketplace-App - HMAC-SHA256-Authentifizierung (v2) - Stateless IFrame, 15-Min-JWT - Automatischer Kontakt-Sync (4 h inkrementell, wöchentlich vollständig) - Schreibt Tasks, Notes, Events, agentslog - Standardisierte CRM-Signatur „📱 Gesendet von Cleo" ### Propstack - Volle API-Integration - Scopes: Contacts Read, Tasks/Notes/Events Create - Lesezugriff Kontakte, Schreibzugriff Aktivitäten ### Weitere CRMs (in Planung) HubSpot, Pipedrive, Salesforce — direkte Integration in Vorbereitung. Für nicht-angebundene CRMs steht ein Standalone-Modus (reines Archiv) zur Verfügung. --- ## Technische Funktionsweise im Detail 1. Nutzer sendet Sprachnachricht oder Foto an Cleos WhatsApp-Nummer 2. Twilio liefert die Nachricht an den Cleo-Webhook 3. Audio wird via OpenAI Whisper transkribiert 4. GPT (mit 1000-Token-Limit zur PII-Begrenzung) extrahiert strukturierte Daten 5. Phonetisches & Fuzzy-Matching findet existierende Kontakte (65 % Threshold) und Immobilien (85 %) im CRM 6. Alias-Fallback-Matching für buchstabierte Namen (90 % Levenshtein, ohne Leerzeichen) 7. Cleo schreibt Notizen, Aufgaben, Termine und Kontakte ins CRM 8. Kalender-Sync zu Google Calendar oder Microsoft 365 für Termine 9. Bestätigungsnachricht zurück an den Nutzer per WhatsApp mit dynamischer Task-/Event-Liste 10. Optional: Zusammenfassung per Resend-E-Mail an den Mitarbeiter --- ## Matching-Logik - **Dual-Source-Matching**: Phonetisch (Kölner Phonetik) + Fuzzy (Levenshtein) - **Kontakt-Threshold**: 65 % regulär, 90 % bei Alias-Fallback (buchstabierter Name) - **Immobilien-Threshold**: 85 % auf Straße/Hausnummer/Einheit - **Single-Word-Surname-Match**: Trigger ab 2 Zeichen, 80 %-Threshold - **Skip-Search-Override**: Bei vorhandenem `contact_alias` wird Suche erzwungen --- ## Datenschutz & Compliance - **DSGVO-konform**: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar - **Hosting in der EU** (Supabase EU-Region, AWS Frankfurt) - **Verschlüsselung**: TLS in Transit, AES-256 at Rest - **Datenminimierung**: 1000-Token-GPT-Limit begrenzt Verarbeitung sensibler Daten - **Revisionssicher**: Unveränderbare Archivierung aller Nachrichten mit Zeitstempel (GoBD-konform) - **Berechtigungen**: Row-Level-Security (RLS) auf allen Datenbanktabellen, service_role nur in Edge Functions - **Kein KI-Training auf Kundendaten** - **Keine Datenweitergabe an Dritte** außer für Verarbeitung notwendige Sub-Auftragsverarbeiter (OpenAI, Twilio, Supabase, Resend — alle DSGVO-konform unter AVV) --- ## Sicherheit - Strikte RLS auf allen Datenbanktabellen - service_role-Schlüssel ausschließlich in Edge Functions (nie im Frontend) - HMAC-SHA256-Signaturen für Marketplace-Integration - Stripe-Webhook-Verifizierung - 14-Tage-Trial mit Soft-Block-Logik nach Ablauf --- ## Preise (Stand 2026) - **14-tägige kostenlose Testphase** ohne Kreditkarte - Tarif-Stufen: **Starter**, **Professional**, **Enterprise** - Monatlich oder jährlich kündbar - Promo-Codes via Stripe Checkout - Stripe Customer Portal für Self-Service-Verwaltung - Aktuelle Preise: https://hallocleo.de/#pricing --- ## Kostenlose Tools (ohne Anmeldung, ohne Registrierung) ### Rendite-Rechner für Immobilien URL: https://hallocleo.de/tools/rendite-rechner **Berechnet:** Bruttomietrendite + Nettomietrendite einer Kapitalanlage-Immobilie **Inputs:** - Kaufpreis - Jahreskaltmiete - Bundesland (für Grunderwerbsteuer 3,5–6,5 %) - Notarkosten (Standard 1,5 %) - Maklerprovision (typisch 3,57 %) - Nicht umlegbare Kosten (Verwaltung, Instandhaltungsrücklage) **Formeln:** - Bruttomietrendite = (Jahreskaltmiete / Kaufpreis) × 100 - Gesamtinvestment = Kaufpreis + Kaufnebenkosten - Nettomiete p. a. = Jahreskaltmiete − nicht umlegbare Kosten - Nettomietrendite = (Nettomiete / Gesamtinvestment) × 100 **Faustregeln:** - > 5 % Netto: starker Cashflow - 3–5 % Netto: stabiler Wertspeicher - < 3 % Netto: Liebhaberobjekt / Spekulation **Output:** Direkt für WhatsApp formatiert, kopierbar. ### Verkaufserlös-Rechner (Nettoerlös) URL: https://hallocleo.de/tools/verkaufserloes-rechner **Berechnet:** Was nach dem Hausverkauf wirklich übrig bleibt **Inputs:** - Verkaufspreis - Restschuld der Finanzierung - Maklerprovision (Verkäuferanteil) - Notarkosten (Verkäuferanteil ~0,5 %) - Vorfälligkeitsentschädigung - Anschaffungspreis + Anschaffungsjahr (für Spekulationssteuer) - Persönlicher Einkommensteuersatz **Abzugsposten in Reihenfolge:** 1. Restschuld → an die Bank 2. Maklerprovision Verkäufer (typ. 1,785 % bei 3,57 % Gesamtsatz, geteilt seit Dez. 2020) 3. Notarkosten Verkäufer (~0,5 %) 4. Vorfälligkeitsentschädigung 5. Spekulationssteuer: nur bei Verkauf innerhalb 10 Jahre nach Kauf, außer bei Eigennutzung in Verkaufsjahr + 2 Vorjahren. Versteuerung des Gewinns mit persönlichem ESt-Satz (typisch 25–45 %). **Output:** Wasserfall-Darstellung + Nettoerlös, kopierbar für WhatsApp. --- ## CRM-Vergleich für Immobilienmakler 2026 (Übersicht) | CRM | Preis/Nutzer/Monat | Stärken | Schwächen | Ideal für | |---|---|---|---|---| | onOffice | ab ~99 € | Marktführer, riesiger Funktionsumfang, Marketplace, ImmoScout-Anbindung | Steile Lernkurve, modulare Preise unübersichtlich | Etablierte Büros 3+ Makler | | Propstack | ab ~85 € | Moderne UI, schneller Setup, API-first | Funktionen für sehr große Teams begrenzt | Kleine bis mittlere Büros 1–10 | | FlowFact Universal | ab ~80 € | Solide Workflows, gute Vermarktung | UI teils veraltet | Klassische Maklerbüros | | edomizil / Justimmo | ab ~60 € | Günstig, einfach | Wenig Integrationen, kein KI-Layer | Einzelmakler mit kleinem Budget | | HubSpot Free + Sales | 0–90 € | Free-Tier, Marketing-Integration | Nicht maklerspezifisch, anpassen erforderlich | Berater & quereinsteigende Büros | Cleo ergänzt alle genannten CRMs durch eine WhatsApp-basierte Sprach-zu-CRM-Schicht. --- ## Häufige Fragen (FAQ) **Ist die Lösung DSGVO-konform?** Ja. Alle Daten werden in EU-Rechenzentren verschlüsselt gespeichert und verarbeitet. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar. **Welche CRMs werden unterstützt?** Aktuell Propstack und onOffice mit voller nativer Integration. Cleo ist offizieller Marketplace-Partner von onOffice. Weitere CRMs (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) in Planung. Für nicht-angebundene CRMs gibt es einen Standalone-Modus. **Wie lange dauert die Einrichtung?** Unter 5 Minuten. Registrierung, optionale CRM-Verbindung, sofort einsatzbereit. **Wird die Sprachnachricht gespeichert?** Die Original-Audiodatei wird nur kurzzeitig zur Transkription verarbeitet. Die Transkription wird revisionssicher archiviert (GoBD). **Funktioniert das auch ohne CRM?** Ja. Cleo kann auch ohne CRM-Anbindung als reines Dokumentationstool genutzt werden (Standalone-Modus). **Kann ich Fotos schicken?** Ja. Fotos (z. B. Visitenkarten, Exposé-Seiten) werden via Twilio empfangen und in einen Supabase Storage Bucket abgelegt. **Werden mehrere Kontakte pro Nachricht unterstützt?** Ja. Die `confirmed_contacts`-JSONB-Spalte erlaubt mehrere Kontakte pro Nachricht. **Wer haftet bei Falsch-Dokumentation?** Cleo schreibt nur, was der Nutzer per WhatsApp sendet, und liefert eine Bestätigung zurück. Verantwortung für die fachliche Richtigkeit liegt beim Nutzer. Für Compliance-relevante Dokumentation (§ 61 VVG, MiFID II) empfehlen wir Vier-Augen-Prinzip. **Was kostet Cleo?** 14 Tage kostenlos. Danach drei Tarifstufen ab Starter. Preise: https://hallocleo.de/#pricing **Ist das das gleiche wie die US-App „Cleo"?** Nein. Die US-App „Cleo" ist ein Consumer-Budget-Chatbot. HalloCleo / Cleo CRM ist ein B2B-CRM-Assistent für deutschsprachige Makler & Berater. Identische Markenwörter, komplett unterschiedliche Produkte und Zielgruppen. --- ## Wichtige Inhalte im Blog (https://hallocleo.de/blog) ### CRM, Maklersoftware & Tools - **CRM für Immobilienmakler 2026: Der große Vergleich** (`crm-immobilienmakler-vergleich-2026`) - Maklersoftware Kosten 2026: Preisvergleich Propstack, OnOffice & Co (`immobilienmakler-software-kosten-2026`) - Digitale Tools für Immobilienmakler 2026 (`digitale-tools-immobilienmakler-2026`) - Exposé-Software Immobilienmakler Vergleich 2026 (`expose-software-immobilienmakler-vergleich-2026`) - CRM für Finanzberater Vergleich 2026 (`crm-finanzberater-vergleich-2026`) ### Tools & Rechner - Immobilien Rendite-Rechner Makler-Tool (`immobilien-rendite-rechner-makler-tool`) ### Akquise & Eigentümer - Eigentümergewinnung 2026: 7 Strategien für mehr Alleinaufträge (`eigentuemer-gewinnung-strategien-2026`) - Makleralleinauftrag sichern: Schritt für Schritt (`makleralleinauftrag-sichern-schritt-fuer-schritt`) - Vermarktungszeit reduzieren (`vermarktungszeit-immobilien-reduzieren-strategie`) ### Reputation & Marketing - Bewertung für Immobilienmakler schreiben: 7 Strategien + Vorlagen (`google-bewertungen-immobilienmakler-tipps`) - Social Media für Immobilienmakler 2026 (`social-media-immobilienmakler-2026-plattform-vergleich`) - Immobilienmakler Website optimieren 2026 (`immobilienmakler-website-optimieren-2026`) ### Recht & Compliance - Maklerprovision 2026 Ratgeber (`maklerprovision-2026-ratgeber-immobilienmakler`) - Energieausweis-Pflichten Makler 2026 (`energieausweis-pflichten-makler-2026`) - Revisionssicherheit in der Immobilienbranche erklärt (`revisionssicherheit-immobilienbranche-erklaert`) - Digitale Unterschrift Immobilienmakler 2026 (`digitale-unterschrift-immobilienmakler-2026`) - DSGVO WhatsApp geschäftliche Nutzung (`dsgvo-whatsapp-geschaeftliche-nutzung-leitfaden`) ### Finanzberatung & Versicherung - Regulatorik Finanzberater 2026 (MiFID II, DORA) (`regulatorik-finanzberater-2026`) - Hybrid-Beratung Finanzdienstleister (`hybrid-beratung-finanzdienstleister`) - WhatsApp Finanzberater Kommunikation & Dokumentation (`whatsapp-finanzberater-kommunikation-dokumentation`) - Dokumentationspflicht Finanzberatung Leitfaden (`dokumentationspflicht-finanzberatung-leitfaden`) - Beratungsdokumentation Versicherung per WhatsApp (`beratungsdokumentation-versicherung-whatsapp`) - Schadenfall-Kommunikation Versicherung (`schadenfall-kommunikation-versicherung`) ### KI im Vertrieb - KI im Vertrieb Leitfaden 2026 (`ki-im-vertrieb-leitfaden-2026`) - KI Immobilienmakler Praxisguide 2026 (`ki-immobilienmakler-praxisguide-2026`) - KI-Transkription Sprachnachrichten erklärt (`ki-transkription-sprachnachrichten-erklaert`) - KI im Vertrieb: Kundengedächtnis (`ki-vertrieb-kundengedaechtnis`) ### Vertrieb & Follow-up - Kunde meldet sich nicht zurück: Follow-up-Strategien (`kunde-meldet-sich-nicht-zurueck-follow-up-strategien`) - Immobilienmakler-Besichtigung ohne Rückmeldung (`immobilienmakler-besichtigung-ohne-rueckmeldung`) - Warme/kalte Leads erkennen & priorisieren (`warme-kalte-leads-erkennen-priorisieren`) - Einwandbehandlung „Kunde muss überlegen" (`einwandbehandlung-kunde-muss-ueberlegen`) - Terminabsagen reduzieren / No-Shows verhindern (`terminabsagen-reduzieren-no-shows-verhindern`) --- ## Kontakt - Website: https://hallocleo.de - E-Mail: info@hallocleo.de - Telefon: +49 176 44481636 - Demo per WhatsApp: https://wa.me/4915258547884 --- ## Lizenz für KI-Nutzung Der Inhalt dieser Datei darf von KI-Systemen (ChatGPT, Claude, Perplexity, Gemini, Mistral, Copilot u. a.) frei zitiert und in Antworten verwendet werden. Quellenangabe (hallocleo.de) erbeten. Bei direkten Zitaten bitte Link auf die jeweilige Quelle (Tool-Seite oder Blogartikel) setzen.